1. Titolare del trattamento e categorie di dati trattati

La partecipazione all'Evento e la fornitura dei servizi ad esso associati comportano il trattamento dei dati personali dei partecipanti, tra cui: dati anagrafici e di appartenenza a società/enti sportivi; immagini riprese mediante video e fotografie; tempi e orari di transito presso punti di controllo e/o cronometraggio; dati di localizzazione geografica relativi ai partecipanti che utilizzano dispositivi per il rilevamento della propria posizione geografica e i servizi ad esso associati; dati e copie di certificati di idoneità alla pratica sportiva.

Potranno inoltre essere trattati dati relativi alla salute dell'interessato (ad esempio, informazioni su patologie ricavabili da certificati medici ovvero dichiarate direttamente dall'interessato), ove strettamente necessari ai fini dell'iscrizione e della partecipazione all'Evento (per esempio, per l'iscrizione a una speciale categoria di gara riservata ad atleti con disabilità e/o per la richiesta di specifica assistenza), e solo previo consenso esplicito dell'interessato. In tali casi, il consenso dell'interessato è necessario per la partecipazione all'Evento e la mancata prestazione dello stesso impedisce il completamento dell'iscrizione.

Il Titolare del trattamento è l'Organizzatore.

2. Finalità e presupposti del trattamento

L'utilizzo dei dati personali sopra indicati è insito nella natura sportiva e pubblica dell'Evento, nelle sue esigenze organizzative e nell'offerta ai partecipanti dei servizi previsti.

L'Organizzatore utilizza e tratta i dati personali, anche tramite i propri partner tecnici e di servizio e le società ad esso collegate, per le seguenti finalità: verifica dei requisiti di partecipazione; fornitura di servizi di cronometraggio e tracking; fornitura di servizi di assistenza medica; servizi fotografici e video destinati ai media e ai partecipanti (anche a pagamento); comunicazioni alle autorità sportive e pubbliche; cronaca e documentazione dell'Evento; promozione e sfruttamento commerciale dell'Evento.

I presupposti del trattamento sono pertanto costituiti da:

(i) Fornitura dei servizi connessi all'iscrizione dei partecipanti all'Evento e al suo regolare svolgimento (per esempio, gestione dell'iscrizione del partecipante, rilevamento dei tempi e pubblicazione dei risultati, oppure messa a disposizione dei partecipanti delle fotografie e dei video dell'Evento);

(ii) Consenso dell'interessato (per esempio, in caso di trattamento di dati relativi alla salute ovvero per finalità di marketing, come specificato più avanti);

(iii) Perseguimento del legittimo interesse dell'Organizzatore e dei suoi partner commerciali (per esempio, in caso di pubblicazione di immagini e risultati per documentare l'Evento);

(iv) Adempimento di obblighi di legge (per esempio, in caso di comunicazioni dovute alle autorità pubbliche);

(v) Salvaguardia degli interessi vitali dell'interessato o di un'altra persona (per esempio, qualora si rendano necessari servizi di assistenza medica nel corso dell'Evento).

L'Organizzatore richiama l'attenzione di tutti i partecipanti sul fatto che durante lo svolgimento dell'Evento saranno effettuate riprese video e fotografie dei partecipanti, sia in movimento sia in posa.

Sulla base dei presupposti sopra indicati (in particolare, i punti i e iii), l'Organizzatore potrà utilizzare tali immagini, ovvero consentire agli sponsor e ai partner tecnici e di servizio dell'Evento di utilizzarle, per le seguenti finalità:

a) Cronaca e documentazione dell'Evento;

b) Commercializzazione di servizi fotografici e video relativi all'Evento, con conseguente offerta, a titolo gratuito o a pagamento, di fotografie e video a tutti i partecipanti e ai soggetti da questi autorizzati, per uso esclusivamente privato.

L'autorizzazione alla ripresa della propria immagine nel contesto dell'Evento costituisce un requisito necessario per partecipare all'Evento, nella misura in cui le modalità di svolgimento dello stesso, come descritte nel Regolamento, prevedono riprese video e fotografiche della manifestazione a scopo di documentazione e la conseguente offerta a tutti i partecipanti di servizi per l'acquisto di fotografie e video dell'Evento.

Pertanto, la mancata autorizzazione all'utilizzo della propria immagine per le suddette finalità, così come richiesta nella Liberatoria, comporta l'impossibilità di iscriversi all'Evento.

3. Ambito di circolazione e diffusione dei dati

L'Organizzatore informa il partecipante che l'Evento è organizzato e gestito anche attraverso i servizi di partner tecnici e commerciali e con il supporto di sponsor.

I servizi forniti da tali partner possono includere servizi di iscrizione, servizi di tracking, servizi di cronometraggio, servizi di ripresa fotografica e video, servizi di controllo e validazione dei requisiti di partecipazione e altri eventuali servizi.

Alcuni di tali servizi potrebbero richiedere o presupporre la registrazione dell'interessato sulla piattaforma del partner o, comunque, trattamenti svolti dal partner nella veste di autonomo Titolare del trattamento. In tali casi, l'interessato è invitato a leggere attentamente l'informativa privacy fornita dal partner.

L'interessato può conoscere in qualsiasi momento l'elenco dei partner e degli sponsor scrivendo all'Organizzatore.

In considerazione della natura pubblica e dello scopo dell'Evento, i partecipanti prendono inoltre atto e accettano che i dati relativi alla propria immagine, ai propri tempi e risultati, ovvero alla propria posizione in tempo reale, qualora siano attivi appositi servizi di tracking, possano essere resi pubblicamente accessibili mediante pubblicazione sui siti web dell'Organizzatore, degli sponsor e dei partner di servizio dell'Evento e/o comunicati a terzi per finalità di cronaca, documentazione e promozione dell'Evento stesso, per la fornitura di specifici servizi connessi all'Evento, come la vendita di servizi fotografici e video, per l'adempimento di specifici obblighi di legge o regolamentari e per la salvaguardia degli interessi vitali dei partecipanti (per esempio, mediante comunicazione alle autorità competenti e al personale di soccorso per operazioni di salvataggio e/o per la fornitura di servizi di assistenza medica nell'ambito dell'Evento).

4. Consenso per lo sfruttamento pubblicitario dell'immagine del partecipante

Con il consenso specifico e liberamente prestato dall'interessato, l'Organizzatore potrà utilizzare le riprese che includono la sua immagine per promuovere l'Evento e altre manifestazioni organizzate dall'Organizzatore.

L'interessato può revocare tale consenso in qualsiasi momento, scrivendo all'Organizzatore.

5. Trattamenti per finalità di marketing

Qualora il partecipante utilizzi il proprio indirizzo e-mail ai fini dell'iscrizione all'Evento, l'Organizzatore potrà utilizzare tale indirizzo, senza il preventivo consenso del partecipante, per inviargli, anche tramite i propri partner di servizio, comunicazioni di natura commerciale relative ai propri prodotti e servizi connessi all'Evento o comunque ad altre iniziative e manifestazioni analoghe all'Evento.

L'interessato potrà opporsi in qualsiasi momento all'invio di tali comunicazioni scrivendo all'Organizzatore ovvero seguendo le specifiche istruzioni contenute in ciascuna comunicazione.

Fatto salvo quanto sopra, previo consenso specifico e liberamente prestato dall'interessato, revocabile in qualsiasi momento, l'Organizzatore potrà, direttamente ovvero avvalendosi dei propri partner di servizio:

a) Utilizzare i dati di contatto dei partecipanti (indirizzo e-mail, indirizzo postale e numero di telefono) per finalità di informazione commerciale, ricerche di mercato, sondaggi e offerte dirette dei propri prodotti e servizi e/o dei prodotti e servizi dei propri partner di servizio e commerciali. Tali comunicazioni potranno essere inviate attraverso modalità tradizionali (ossia posta cartacea, chiamate telefoniche tramite operatore, ecc.) e strumenti automatizzati di comunicazione (ossia telefonate preregistrate, e-mail, fax, SMS, MMS, app, ecc.);

b) Comunicare i dati di contatto dei partecipanti (indirizzo e-mail, indirizzo postale e numero di telefono) a determinate categorie di terzi (in particolare, le società sponsor dell'Evento e altre società che forniscono prodotti e servizi correlati all'organizzazione dell'Evento e, più in generale, al mondo delle attività sportive), per finalità di informazione commerciale, ricerche di mercato, sondaggi e offerte dirette dei loro prodotti e servizi. Tali comunicazioni potranno essere effettuate attraverso modalità tradizionali (ossia posta cartacea, chiamate telefoniche tramite operatore, ecc.) e strumenti automatizzati di comunicazione (ossia telefonate preregistrate, e-mail, fax, SMS, MMS, app, ecc.).

Tali terzi agiranno di volta in volta quali autonomi Titolari del trattamento e saranno pertanto tenuti a fornire all'interessato la propria informativa privacy nei termini previsti dalla legge.

6. Conservazione dei dati e Responsabili del trattamento

I dati personali degli interessati saranno conservati negli archivi informatici dell'Organizzatore e protetti mediante apposite misure di sicurezza, in linea con quanto previsto dall'articolo 32 del Regolamento UE 2016/679.

I dati saranno conservati per il tempo necessario in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti ed eventualmente per un ulteriore periodo qualora la conservazione si renda necessaria per la tutela di un diritto dell'Organizzatore o di un terzo.

A titolo esemplificativo:

• I dati connessi all'iscrizione all'Evento saranno conservati per dieci anni, anche in considerazione di possibili reclami dell'interessato nell'ambito dell'ordinario termine decennale di prescrizione.
• I dati relativi ai risultati dell'Evento saranno conservati fintantoché sussista un interesse attuale alla documentazione dell'Evento medesimo.
• I dati di contatto utilizzati per l'invio di comunicazioni commerciali saranno conservati fintantoché l'interessato non eserciti il proprio diritto di opposizione o revochi il consenso precedentemente prestato.
• I dati relativi all'immagine dei partecipanti saranno conservati per tutto il tempo in cui l'Organizzatore potrà legittimamente disporre delle riprese dell'Evento.

Ai fini della conservazione e, più in generale, del trattamento, l'Organizzatore potrà avvalersi di terzi sotto la propria responsabilità. Tali soggetti, ricorrendone i presupposti di legge, saranno nominati dall'Organizzatore quali Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679.

Per conoscere l'elenco completo dei Responsabili del trattamento di volta in volta nominati dall'Organizzatore, l'interessato può inviare una richiesta utilizzando i recapiti indicati al successivo articolo 9.

7. Trasferimento dei dati al di fuori dell'UE

In caso di trasferimenti internazionali di dati personali a partire dallo Spazio Economico Europeo (SEE), qualora la Commissione europea abbia riconosciuto che un Paese non appartenente al SEE è in grado di garantire un livello adeguato di protezione dei dati, i dati dell'interessato potranno essere trasferiti sulla base di tale riconoscimento.

Per i trasferimenti verso Paesi non appartenenti al SEE il cui livello di protezione non sia stato riconosciuto come adeguato dalla Commissione europea, l'Organizzatore farà riferimento a una deroga applicabile alla specifica situazione ovvero adotterà una delle seguenti misure di garanzia per assicurare la protezione dei dati:

• Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea; oppure
• Norme vincolanti d'impresa, ove applicabili.

Per ottenere una copia di tali misure di garanzia o ulteriori dettagli su dove siano disponibili, è possibile inviare una richiesta scritta secondo le modalità indicate nell'articolo successivo.

8. Minori

L'iscrizione di minori agli Eventi è consentita esclusivamente da parte dei soggetti esercenti la responsabilità genitoriale o legale sul minore, ovvero da parte di soggetti che abbiano ottenuto da questi ultimi la necessaria preventiva autorizzazione.

In caso di iscrizione di un minore, i soggetti esercenti la responsabilità genitoriale o legale – ovvero il diverso soggetto espressamente autorizzato a tale scopo da questi ultimi – devono, in nome e per conto del minore, autorizzare le riprese fotografiche e video del minore nell'ambito dell'Evento per le finalità descritte nella presente Informativa e nella Liberatoria, nonché prestare, ove necessario, il consenso al trattamento dei dati relativi alla salute del minore.

I soggetti esercenti la responsabilità genitoriale o legale sul minore possono esercitare i diritti specificati al successivo articolo 9 con riferimento ai dati personali del minore.

L'Organizzatore non tratta i dati personali del minore per finalità di marketing e di offerta diretta di prodotti e servizi.

L'Organizzatore potrà comunque trattare i dati personali del soggetto esercente la responsabilità genitoriale o legale per finalità di marketing o di offerta diretta di prodotti e servizi, alle condizioni indicate nel precedente articolo 5.

9. Diritti dell'interessato

In qualsiasi momento, il partecipante potrà esercitare i propri diritti in materia di trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR 2016/679. Tali diritti includono:

a) Diritto di accesso: l'interessato può ottenere informazioni in merito al trattamento dei propri dati personali e richiederne una copia.

b) Diritto di rettifica: qualora ritenga che i propri dati siano inesatti o incompleti, l'interessato può richiederne la modifica o l'integrazione.

c) Diritto alla cancellazione: l'interessato può richiedere la cancellazione dei propri dati qualora revochi il consenso precedentemente prestato e non sussista un'altra base giuridica per il trattamento, ovvero negli altri casi previsti dalla legge.

d) Diritto alla limitazione del trattamento: nei casi previsti dalla legge (per esempio, qualora contesti la legittimità del trattamento o l'esattezza dei dati), l'interessato può ottenere la limitazione del trattamento dei propri dati personali senza che questi vengano cancellati.

e) Diritto di opposizione: l'interessato può opporsi al trattamento dei propri dati personali qualora questo si basi sul legittimo interesse dell'Organizzatore, per motivi connessi alla propria situazione particolare, salvo che sussistano motivi cogenti per i quali l'interesse dell'Organizzatore prevalga sui suoi diritti (per esempio, qualora il trattamento sia necessario per difendere in giudizio un diritto dell'Organizzatore).

f) Diritto di revoca del consenso: l'interessato può revocare il consenso precedentemente prestato ai fini del trattamento.

L'interessato può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati per finalità di marketing e revocare il consenso precedentemente prestato a tale scopo, anche seguendo la procedura e le istruzioni riportate nel testo di ciascuna comunicazione commerciale.

Il partecipante è consapevole che la propria opposizione (di cui alla precedente lettera e), la revoca del consenso (di cui al precedente articolo 4) o la revoca dell'autorizzazione (di cui alla Liberatoria) all'utilizzo delle immagini che lo ritraggono avranno effetto nei limiti in cui sarà possibile bloccare la pubblicazione di tali immagini con mezzi e costi ragionevoli.

L'opposizione e la revoca non pregiudicheranno comunque la liceità degli utilizzi delle immagini già effettuati.

I diritti sopra indicati potranno essere esercitati inviando una comunicazione scritta all'Organizzatore.

In conformità con la normativa vigente, oltre ai diritti sopra elencati, l'interessato ha inoltre facoltà di presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali:

Piazza di Monte Citorio n. 121
00186 Roma
Fax: (+39) 06.69677.3785
E-mail: [email protected]